Syscomercial Alcadia de Cali
Administra los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determina la ley.
Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Municipales, dependencia de la alcaldía de Cali, encargada de diseñar las estrategias que le garantizan a los caleños la prestación efectiva de los servicios públicos y realizar el seguimiento a los prestadores y operadores de los servicios públicos entre otras importantes funciones.
La Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos Municipales previo seguimiento y evaluación de las carencias de los pequeños prestadores de servicios públicos de acueducto, Identifica con la ayuda las juntas administradoras la necesidad de dotar de elementos tecnológicos necesarios para toma de lecturas de micromedidores y la facturación, que de acuerdo con la Superintendencia de Servicios Públicos deben cumplir una serie mínima de parámetros y que hasta este momento se realizaban de manera manual sin cumplir con lo estipulado.
La UAESPMen desarrollo del proyecto “Apoyo a las Juntas administradoras de acueductos rurales” del Municipio Santiago de Cali, escogió como su herramienta de automatización de procesos para toma de lecturas y de facturación. SysLec y SysComercial, para poder dotar a las juntas administradoras de tecnologia idónea capaces de facilitar y organizar los procesos de lecturas de micro-medidores y facturación.
Gracias a SysLec y SysComercial, las juntas administradoras de servicios públicos de acueducto lograron la automatización de sus procesos de lectura de micro-medidores y facturación, logrando dejar de lado procesos de papel y lápiz, emprendiendo una nueva etapa la cual deja atrás reprocesos, errores de lecturas, mala facturación, quejas y reclamos, desconfianza por parte de la comunidad y trayendo grandes cosas como son agilidad Y transparencia en la toma de lectura, seguridad y velocidad en la facturación, seguridad en el recaudo, disminución en los PQR.
Hasta el 2017, las juntas administradoras de servicios públicos realizaban sus procesos administrativos de manera manual, la toma de lecturas se realizaba por parte del fontanero por medio de una planilla manual, y el de facturación con la ayuda de un contador en el mejor de los casos por medio de Excel. Todos estos procesos que no eran nada seguros y generaban reprocesos y graves errores de cálculos derivaban en malestar y desconfianza de la comunidad, la cual utilizaba esto para traer discordia, mala imagen a la junta administradora y en algunos casos excusas para el no pago del servicio.
En muchos casos la falta de conocimiento normativo mas la falta de herramientas tecnológicas llevaron a algunas juntas a llevar al borde del cierre de los acueductos, al no tener control sobre los procesos como son cartera y el recaudo por falta de herramientas.
Por lo anterior surge la necesidad de dotar a los acueductos de herramientas agiles, intuitivas, para esto UAESPM decide adquirir para dotar a las juntas administradoras de acueducto de equipos de especializados como computadores de mano e impresoras portátiles mas la app SysLec el cual es un sistema que permite minimizar los errores de toma de lectura al contar con una lógica que identifica errores y obliga a rectificar las lecturas en tiempo real, capturando hora y fecha de lectura, observaciones, fotos y puntos GPS, etc. Adicional a esto se adquieren equipos de cómputo más impresoras validadoras, todo este sistema acompañado del programa SysComercial el cual permite el computo de las lecturas realizando críticas, desviaciones, revisiones, facturación, recaudo, cartera y procesos administrativos y operativos como cortes, suspensiones y reconexiones entre otros.
Las soluciones SysLec y SysComercial comenzó a partir de la participación en proyectos muy grandes en empresas de Colombia y la región como son ELECTRICARIBE, CODENSA, EMCALI, IDAAN (Grupo INASA) entre otros.
Trabajamos de la mano de pequeños pero muy importantes juntas como son la del Hormiguero, Vorágine, El Retiro, entre otras muchas más, levantando todos los requerimientos y lo exigido por ley, su desarrollo implementación duro varios años y a finales del 2017 el sistema ya estaba totalmente funcional, sin límite de suscriptores y con funcionalidades de gran ayuda que facilitan la administración y el crecimiento de los acueductos.
Entre las funcionalidades más innovadoras adquiridas por la UASPM se encuentra Facturación: esta no solo permite el computo de lo necesario para poder generar la factura también permite crear y cobrar otros cobros (materia, medidores, incluso cobros de terceros), financiar diferentes rubros y tener la posibilidad de recuperar cartera, otra de las funciones más innovadoras adquiridas por UASPM es el módulo recaudo el cual permite gestionar so solo el pago de usuarios sino también informar y aclarar en tiempo real los cobros, históricos, etc. Permite hacer correcciones, financiaciones y reimpresión de facturas, con esto se dota a los acueductos de una real herramienta para atención al cliente, logrando según el crecimiento del acueducto dotar a sus instalaciones de su departamento (Oficina) de atención al cliente.